Incoterms nader uitgelegd
Bij het internationaal vervoeren van goederen komt veel kijken. Eén van de belangrijkste zaken hierbij is het maken van heldere afspraken met buitenlandse klanten en leveranciers. Om ervoor te zorgen dat iedereen weet welke verplichtingen hij heeft en om iedere vorm van onduidelijkheid zo veel mogelijk te beperken zijn de incoterms in het leven geroepen. Incoterms staat voor “International Commercial Terms”, ofwel internationale leveringsvoorwaarden. Het zijn de standaardregels of afhandelcondities die gehanteerd worden op het gebied van:
- Verplichtingen van de verkoper versus die van de koper;
- Wie verantwoordelijk is voor de verzekeringen, de vergunningen, de machtigingen en andere formaliteiten;
- Wie verantwoordelijk is voor het transport;
- Op welk punt van het proces de verantwoordelijkheden, kosten en risico’s verschuiven van verkoper naar de koper.
Soorten incoterms
Er zijn verschillende soorten incoterms, variërend van de situatie waarbij de verkopende partij geheel verantwoordelijk is voor het transport, tot en met de situatie waarbij de koper alle verantwoordelijkheid draagt om de goederen van fabriek naar de voordeur van de koper te krijgen en vrijwel alles wat hier tussenin ligt. Hieronder staan de verschillende incoterms uitgelegd, aflopend op de mate waarin de kopende partij het risico draagt. De incoterms Ex Works tot en met Delivery Duty Paid zijn toepasbaar op alle typen vervoer. De aflevercondities Free Alongside Ship tot en met Cost, Insurance and Freight kunnen uitsluitend bij zeevracht gebruikt worden. Wel is het van belang dat ongeachte het type incoterm er altijd een plaats achter vermeld wordt.
1. Ex Works (EXW) – Af fabriek
Wanneer overeengekomen is de goederen Ex Works te leveren, betekent dit dat de verkoper alleen verantwoordelijk is voor het beschikbaar stellen van de goederen in zijn bedrijfspand, opslagruimte of fabriek. Hij hoeft in feite alleen de deur open te doen voor degene die de goederen komt ophalen. Hij zorgt ervoor dat de goederen met minimale verpakking en de factuur klaarliggen om opgehaald te worden. De koper heeft hier de meeste verantwoordelijkheid omtrent de kosten en risico’s die bijvoorbeeld verbonden zijn aan het verpakken, laden en het vervoeren van de goederen van fabriek tot eindbestemming. Bovendien is het ook aan hem de taak om alle douaneprocedures te regelen zoals de uitvoerverklaring, de uitklaring in het land van productie en de inklaring in het land van bestemming. Ex Works wordt over het algemeen afgeraden voor zee- en luchtvrachtzendingen, terwijl dit voor wegtransport een zeer gebruikelijke incoterm is.
2. Free Carrier (FCA) – Vrachtvrij tot vervoerder
Free Carrier is een afleverconditie die steeds vaker gebruikt wordt. Vooral in plaats van Ex Works en als alternatief voor FOB bij containervervoer wint Free Carrier aan populariteit. De verkoper is bij deze incoterm namelijk verantwoordelijk voor alle douaneactiviteiten in het land van herkomst en ervoor zorgt dat de factuur en de verpakking allebei kloppen en dat er een vergunning is voor uitvoer. Hij is alleen verantwoordelijk voor het eventuele voortransport en draagt de goederen over aan de door de koper aangewezen vervoerder op een vooraf afgesproken plaats. Deze plaats kan dus ook bij de verkopende partij voor de deur zijn, mede hierdoor is vermelding van plaats bij incoterms belangrijk. Wanneer de vervoerder de goederen aanneemt, draagt de koper alle verantwoordelijkheden en risico’s van verlies of beschadiging.
3. Carriage Paid To (CPT) – Vrachtvrij tot…
De verkoper regelt de uitklaring, betaalt de uitvoerkosten en regelt en betaalt een vervoerder die de producten op een vooraf afgesproken plaats aflevert. Op het moment dat de (eerste) vervoerder de goederen aanpakt, neemt hij de risico’s, kosten en verantwoordelijkheden over van de verkoper. Hij draagt ze op zijn beurt vervolgens weer over op de koper bij aflevering van de goederen. Ook Carriage Paid To is een incoterm die in toenemende mate wordt gebruikt. Vooral bij containervervoer wordt steeds vaker aangeraden om CPT toe te passen in plaats van CFR.
4. Carriage and Insurance Paid To (CIP) – Vrachtvrij inclusief verzekering tot…
CIP is in grote lijnen hetzelfde als CPT, met als verschil dat de verkoper ook een (minimaal dekkende) vrachtverzekering afsluit en betaalt. Bij CIP geldt ook dat het risico verschuift van verkoper naar koper op het moment dat de verkoper de goederen overdraagt aan de vervoerder.
5. Delivery At Terminal (DAT) – Aflevering in terminal
De verkoper levert de goederen aan de koper op de overeengekomen plaats of haven (terminal). De verkoper draagt alle risico’s en kosten die samenhangen met het brengen van de goederen; hij stelt de goederen ter beschikking vanuit het vervoersmiddel en is niet verplicht om ze zelf uit te laden. Dit is het moment waarop het risico overgaat van de verkoper op de koper. De koper is op zijn beurt verplicht om de goederen bij de douane aan te geven en alle douaneformaliteiten te regelen zoals invoerdocumenten en het betalen van eventuele invoerrechten.
6. Delivery At Place (DAP) – Aflevering in plaats
De verkoper levert de goederen aan de koper op het moment dat het transportmiddel is aangekomen op de overeengekomen plaats. De levering van de goederen vindt dan ook plaats voor het lossen van de goederen; hier is de koper zelf voor verantwoordelijk, net als voor alle douaneformaliteiten. Voor wegtransport is DAP een zeer gebruikelijke incoterm.
7. Delivery Duty Paid (DDP) – Franco inclusief rechten
De verkoper is verantwoordelijk voor het gehele transport, inclusief de betaling van de invoerrechten. DDP is in principe het tegenovergestelde van Ex Works: waar de verkoper bij EXW de minimale verplichtingen heeft, heeft hij bij DDP de maximale. De overdracht van de risico’s en de kosten is bij de levering aan de koper zelf. Hoewel DDP in eerste instantie niet erg vaak gebruikt werd in zee- en luchtvracht, wint deze incoterm momenteel ook aan populariteit. Bij wegtransport wordt al langere tijd veelvuldig gebruik gemaakt van DDP. Naast het vermelden van de plaats wordt geadviseerd om de vermelding “excl. VAT” aan deze leveringsvoorwaarde toe te voegen. Dit is om geschillen omtrent de betaling van BTW bij invoer uit te sluiten. De verkoper is in veel gevallen namelijk niet bevoegd tot aftrek van de omzetbelasting in het bestemmingsland.
Onderstaande aflevercondities kunnen alleen toegepast worden bij zeevracht als hoofdtransportmethode. Hierbij is het niet van belang of het binnenvaart of zeevaart betreft.
8. Free Alongside Ship (FAS) – Vrij langszij schip
De verkoper zorgt ervoor dat de goederen juist zijn verpakt en zijn voorzien van een factuur en dat de goederen met uitvoervergunning op de afgesproken haven komen. Hij is niet verantwoordelijk voor het aan boord brengen van de goederen. Aan de kade verschuiven de risico’s en kosten van verkoper naar koper. De koper sluit een vervoersovereenkomst af en dient de goederen uit te klaren. Daarnaast is de koper verplicht een zeetransportverzekering af te sluiten tegen het risico van schade of verlies aan de goederen gedurende het transport. De koper sluit het verzekeringscontract af, maar de verkoper betaalt de verzekeringspremie. Hierbij is het wel belangrijk dat de koper zich ervan bewust is dat de verkoper slechts verplicht is tot een verzekering met minimale dekking.
9. Free on Board (FOB) – Vrij aan boord
De verkoper is verantwoordelijk voor de factuur, verpakking, de uitvoervergunning (indien nodig) en overige douaneformaliteiten. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor de kosten van bijvoorbeeld de belading en voor alle mogelijke risico’s tot het moment dat de goederen over de reling van het schip zijn. Op het moment dat alle goederen eenmaal aan boord zijn van het schip in de vooraf afgesproken haven, verschuiven de kosten en risico’s van verkoper naar koper. De afleverconditie FOB kan alleen toegepast worden op bulkgoederen.
10. Cost and Freight (CFR) – Kostprijs en vracht
De verkoper is verantwoordelijk voor de kosten en de risico’s om de goederen naar de bestemmingshaven te brengen, inclusief het uitklaren van de goederen. Wanneer de goederen de scheepsreling passeren in de bestemmingshaven, verschuiven de kosten en risico’s van de verkoper naar de koper.
11. Cost, Insurance and Freight (CIF) – Kostprijs, verzekering en vracht
De incoterm CIF lijkt in essentie heel erg op CFR. Net als bij kostprijs en vracht, is de verkoper hierbij ook verantwoordelijk voor eventuele kosten en de risico’s die zich voordoen totdat de goederen de scheepsreling zijn gepasseerd in de haven van bestemming en de uitklaring van de goederen. Vanaf dat moment zijn de kosten en risico’s op rekening van de koper.
Bij CIF is echter de verkoper verplicht om een zeetransportverzekering af te sluiten tegen het risico voor de koper van verlies of schade aan de goederen tijdens het transport. De verkoper sluit een verzekeringscontract af en betaalt de verzekeringspremie. Het is belangrijk dat de koper zich realiseert dat de verkoper enkel verplicht is tot het afsluiten van een verzekering met minimale dekking. De incoterm CIF is een van de meest toegepaste, omdat hierbij de kosten en de risico’s redelijk gelijk worden verdeeld over de partijen. Voor zowel de koper als de verkoper liggen de verplichtingen liggen in hun “eigen” land, wat de communicatie met bijvoorbeeld verzekeringen en douaneformaliteiten gemakkelijker maakt.
Waarom incoterms gebruiken?
Hoewel het gebruik van incoterms niet verplicht is, wordt het wel sterk aangeraden om ze te gebruiken om veel verwarring en onduidelijkheid te voorkomen. Eén van de belangrijkste redenen om incoterms te gebruiken is dat de hierboven genoemde regels in 31 verschillende talen beschikbaar zijn bij de nationale afdelingen van de internationale Kamers van Koophandel. Hierdoor is er altijd wel een vertaling te vinden voor zowel de verkoper als de koper. Bij onenigheid kan er dan ook altijd teruggevallen worden op de incoterms en zullen ze altijd begrepen worden door beide partijen; iets wat bij eigen algemene voorwaarden op een handelsovereenkomst niet altijd het geval is. Incoterms kunnen echter niet voor iedere overeenkomst gebruikt worden. Het moet duidelijk gaan om een koopovereenkomst van goederen waarbij sprake is van grensoverschrijdend vervoer. Alleen dan kunnen incoterms gebruikt worden.
Waarvoor zijn incoterms niet?
Incoterms bepalen niet wie de eigenaar van de goederen is of wat de grondslag van de overeenkomst zelf is. In de aflevercondities staan geen regels over de betaling over rechten en plichten buiten de leververplichting. Incoterms beschermen partijen verder ook niet tegen het risico van verlies of beschadiging. Deze zorgen ervoor dat zowel de koper als de verkoper weten wat hun verplichtingen, kosten en risico’s zijn.
Advies over incoterms
Bij het importeren of exporteren van goederen is het dus raadzaam om gebruik te maken van incoterms. Bovendien is de maatstaf voor het berekenen van invoerrechten mede afhankelijk van de gehanteerde incoterms. Daarom is dit altijd een factor om rekening mee te houden bij kostencalculatie. Mocht u vragen hebben over de toepassing van incoterms bij uw zending en goederen, kunt u op ons rekenen. HST heeft een eigen douaneafdeling die u graag helpt met al uw vragen op het gebied van douaneformaliteiten en incoterms. Bovendien is het ook mogelijk om het hele transport en de goederenafhandeling uit te besteden bij HST Groep. Vraag hiervoor vrijblijvend een offerte aan of neem contact met ons op.